Besoins logistiques, financiers et humains d’un forum ouvert
Sommaire
Description
La préparation du forum ouvert pose les conditions nécessaires à une appropriation par les participants des objectifs et de la thématique. De même, la coordination des aspects logistiques et les consignes claires rendent le dispositif de forum ouvert très simple à vivre pour les participants. Son organisation réclame une phase préparatoire menée avec rigueur. C’est grâce à elle que le forum ouvert peut allier : simplicité, convivialité et efficacité. La préparation se déroule sur plusieurs mois. Pendant cette phase, le comité d’organisation devra se réunir à plusieurs reprises et Colibris pourra apporter un support technique pour définir le format de forum ouvert correspondant le mieux aux objectifs fixés. Dans le cadre de la campagne Tous Candidats, l’objectif est d’écrire et d’appliquer un programme citoyens nourri de l’ensemble des plans d’action issu du forum. Colibris pourra fournir des documents (cahier des charges logistique, modèles pour élaborer les documents de communication…) qui permettra au comité de pilotage de préparer cet événement en toute sécurité.
Mise en pratique
Les besoins logistiques
Les espaces du forum ouvert
- Une salle principale pouvant accueillir l'ensemble des participants, avec une disposition des chaises en cercle : environ 2,5 à 3m² par personne ;
- Deux murs de 10 mètres ou plus (correspondant à la Place des Marchés et au Grand Journal), au sein de la salle principale, libre d'obstacles et accessible lorsque l'ensemble des participants s'y retrouvent ;
- Des espaces d'ateliers variables en nombre selon le nombre de participants, équipés de chaises, d'un paperboard et de markers (pas de table). Par exemple :
- pour 50 participants → 30 sujets proposés → 10 espaces d’ateliers
- pour 100-150 participants → 50 sujets proposés → 17 espaces d'ateliers
- pour 200 participants → 60 sujets proposés → 20 espaces d'ateliers
- Une Salle des Nouvelles ( = salle des ordinateurs pour rédiger l'ensemble des rapports de discussion) avec autant d'ordinateurs que d'espaces d'ateliers :
pour 200 participants → 60 sujets → 20 espaces d'ateliers → 20 ordinateurs
- Un espace de détente avec thé-café, ouvert en continu et en accès libre ;
- Un espace de restauration où tous les participants pourront déjeuner ensemble ;
- Un espace Inscription et Accueil
Les fournitures pour un forum ouvert
- Des chaises pour le cercle de plénière, les espaces d’ateliers et l’espace restauration
- Des paperpoards (autant que d’espaces d’ateliers)
- Des ordinateurs avec connexion internet
- Deux imprimantes rapides et cartouches
- Petites fournitures : A4, A3, post-it, markers, feutres, scotch, punaises, patafix, ciseaux
Besoins financiers
La location de la salle, des chaises, des ordinateurs et imprimantes peut être gratuit si un partenariat est créé avec les acteurs locaux (élus, entreprises, associations, ...)
Les besoins humains
La préparation et l’organisation du forum ouvert demande de la main d’oeuvre !
En amont
1 coordinateur général pour regrouper toutes les informations
1 facilitateur Colibris qualifié pour guider le groupe de pilotage
1 assistant-facilitateur pour coordonner toute la logistique dédiée au forum ouvert
1 équipe pour la préparation : 1 personne pour ordi-imprimantes, 1 personne pour paperboard, 1 personne pour petits matériels, 1 personne pour collations-thé-café, 1 personne pour espace détente
1 personne pour inscription/gestion administrative/co-voiturage
1 équipe repas (si besoin) : 2 personnes
1 équipe festivités (si besoin) : programmation des artistes, catering, bar, salle et technique (4 personnes)
Le jour-J
- 4 personnes pour l’accueil des participants
- 6 personnes pour l’orientation vers les espaces d’ateliers (mais tout dépend du lieu)
- 4 personnes pour la salle des nouvelles
- 2 personnes (qui tournent) pour l’espace thé-café
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