Organiser une réunion de présentation de la campagne Tous Candidats

Introduction

Organiser une réunion de présentation de la campagne Tous Candidats est la première étape dans l’organisation d’un forum ouvert sur un territoire.

Description

La préparation de la réunion ainsi que son format vont permettre dans un premier temps d’avoir une meilleure visibilité et compréhension du tissu d’acteurs locaux, qu’ils soient d’ordre associatif, entreprenarial ou politique. Dans un second temps, les objectifs de la réunion sont complémentaires. Le premier but est d’informer les participants sur la campagne « Tous candidats ! » et le projet « Transformons nos territoires ». Le deuxième objectif est de motiver les participants à s’engager dans l’organisation d’un forum ouvert local. Cette réunion est enfin l’occasion de trouver les relais locaux de la campagne. Une dizaine de réunion de présentation de la campagne “Tous candidats” ont eu lieu dans plusieurs villes en France, telles que Lyon, Lille, Montpellier, Nice, Toulouse, etc. D’autres sont déjà programmées. Les dates de ces réunions sont visibles sur le site de Colibris (rubrique “Agenda” et page “Construire un programme citoyen”).

Mise en pratique

Qui convier ?

La première phase est de recenser les acteurs présents sur le territoire et susceptibles d’être intéressés par la démarche de Colibris et la campagne “Tous candidats”. Plusieurs moyens et astuces existent pour recenser les acteurs locaux et mobiliser son entourage (voir Article 1). Pour cette réunion, il est important d’inviter des personnes déjà impliquées dans la vie locale ou qui seront prêtes à s’impliquer dans le projet “Transformons nos territoires”. Il est difficile de savoir à l’avance quelles seront les personnes motivées mais il est possible en amont d’envoyer l’invitation de manière plus ou moins ciblée. Un modèle d’invitation est visible dans l’article 1. Une moyenne de 40 à 80 participants permet facilement de constituer un comité organisateur du forum ouvert dès la fin de la réunion. Attention cependant ! Pour qu’une cinquantaine de personnes soit présente le jour J par exemple, il faudra envoyer l’invitation à 500 personnes en amont. Le taux de réponse à une invitation est estimé à 10%.

Où se réunir ? Comment trouver une salle, un lieu ?

Pour cette première réunion, le lieu idéal sera tout simplement celui qui peut contenir le nombre de personnes qui ont répondu à l’invitation positivement. Il est tout de même important de prévoir un lieu de rencontre avec une capacité d’accueil légèrement supérieure pour les curieux ou les personnes qui auraient omis de prévenir de leur présence par avance. D’autre part, la possibilité de boire et manger dans la salle est un plus. En effet, le déroulé de la réunion prévoit une pause culinaire. Pour avoir l’accès à une salle rapidement, il ne faut pas hésiter à multiplier les contacts et même à en parler autour de vous. Souvent, les maisons des associations ou d’autres lieux associatifs mettent des salles à disposition. Il est également possible de prendre contact avec la Mairie directement, cela peut s’avérer payant. Enfin, une réunion de ce type peut avoir lieu chez un particulier, à la seule condition d’avoir une pièce suffisamment spacieuse pour accueillir tout le monde.

Qui anime la réunion ?

La réunion de présentation peut être animée par un acteur local qui a l’habitude d’animer ce type de réunion ou qui est à l’aise pour s’exprimer en public. En plus de l’aisance à l’oral, l’animateur doit bien maîtriser les différentes étapes de la campagne “Tous candidats” et avoir compris les enjeux du projet “Transformons nos territoires”. Une autre alternative est d’animer la réunion en binôme. Les compétences de chacun sont souvent complémentaires, une personne familière de l’animation et une personne familière de l’éthique du colibri et de la campagne “Tous candidats”, par exemple. Outre un animateur local, il est possible de prendre contact avec Colibris pour demander la disponibilité et la faisabilité d’un déplacement d’un animateur du siège. Dans le cas où un animateur Colibris du siège serait présent, la réunion peut être co-animée. Enfin, l’animateur de la réunion sera peut-être le futur facilitateur du forum ouvert.

Des outils sont mis à disposition pour que l’animation de cette réunion de présentation se passe au mieux : présentation PowerPoint, modèle de déroulé, ...

Quel format de réunion ? Quel déroulé ?

Cette réunion, bien qu’elle soit qualifiée de “présentation”, est avant tout participative. L’espace est laissé pour que chacun puisse poser une question, exprimer son enthousiasme ou son scepticisme et pour que les doutes soient levés. Pour faciliter la circulation de la parole et donner la même place à chaque participant, il est conseillé de disposer les chaises en cercle. La réunion dure en moyenne deux heures trente avec une pause d’une demi-heure autour de la boisson ou du plat apporté par chaque participant, c’est l’auberge espagnole. La réunion s’articule ainsi en trois parties : présentation de la campagne “Tous candidats”- auberge espagnole - présentation de la technique du forum ouvert.

Les détails de l’animation sont exposés dans le modèle de déroulé.

Jusqu’à maintenant, la plupart des réunions de présentation (Lille, Montpellier, Toulouse, Nice, …) ont eu lieu en soirée.

Quel résultat ?

Les dernières minutes de la réunion sont primordiales, c’est le moment où les participants affichent leur décision de s’impliquer dans le projet. Après avoir écouté et questionné l’(es) animateur(s), chacun a toutes les clefs en main pour faire son choix. Deux propositions sont faites : prendre part au comité organisateur, c’est le premier cercle ou groupe ; ou être présent de manière ponctuelle, en soutien ou en mettant une compétence, une ressource au service du projet, c’est le deuxième cercle ou groupe. En fonction de leur choix, les volontaires vont inscrire leur nom sur l’une ou l’autre liste. Les personnes souhaitant prendre part au comité organisateur décident et fixent tout de suite, avant la fin de la réunion, la date de leur prochaine rencontre.

Bien sûr, il n’y aucune obligation à faire partie d’un groupe.

Quelle suite ?

La réunion de présentation de la campagne “Tous candidats” est un premier pas. Dans les jours qui suivent, le compte-rendu et les listes des premier et deuxième cercles doivent être envoyés par courriel à chaque participant. Il est également possible de créer un groupe sur le réseau social de Colibris. C’est un outil utile pour garder un contact virtuel entre des rencontres de visu, poursuivre ou même entamer des discussions et publier des documents (par exemple les comptes-rendus de réunion). Certaines villes l’ont déjà sous la nom TNT NOMDELAVILLE.

Voir aussi

Certains comptes-rendus de réunions de présentation qui ont eu lieu dans des villes en France sont téléchargeables sur le Réseau social Colibris.

• Lyon : http://colibris.ning.com/group/tnt-lyon/page/premi-re-r-union-de-pr-sentation-de-la-campagne
• Toulouse : http://colibris.ning.com/group/tnt-groupe-region-toulousaine/forum/topics/comptes-rendu-de-nos-r-unions
• Lille : http://colibris.ning.com/group/tnt-lille/page/compte-rendu-1-re-r-union

Quelques outils pour la réunion

Les outils que peut vous fournir Colibris (sur demande à info@colibris-lemouvement.org)

• Exemple de déroulé d'animation de la réunion
• PowerPoint de présentation
• Document de présentation de la campagne Tous Candidats

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